淮北师范大学学术会议管理办法（修订）
校行字[2021]50号
为进一步加强我校学术会议管理，规范申办程序，强化过程管理，提高会议质量，提升学术影响力，根据上级有关文件精神，结合我校实际，修订本管理办法。
第一章 会议界定
第一条 本办法适用的学术会议包括以淮北师范大学或校属单位名义主办、承办的学术会议。
第二条 国内学术会议级别以学科评估及各学科博士、硕士授权点建设所要求的学术会议级别为参考依据。国家级学术会议是与国家级学会、学术性协会、教育部等相关部门合作，学校承办的学术会议；省级以上学术会议是与省级学会、学术性协会、教育厅等相关部门合作，学校承办的学术会议。
第二章 会议审批
第三条 申请条件
1.申请举办学术会议的单位在相关学术领域有较强的教学及科研力量，并有一定学术影响力。
2.能够征集到国内外具有较高学术水平的论文，并能够邀请知名学者出席会议。
3.得到有关主管部门同意，会议经费落实，并具备会务接待能力。
第四条 申请程序
1.主办单位提前1-2月填写《淮北师范大学学术会议申请表》，报送至学科建设与发展规划处。
2.申请材料应包括以下内容：
(1)会议全称，举办日期、地点，主办单位、合办单位、协办单位名称，与会人员范围、会议规模；
(2)会议议题和主要内容；
(3)经费来源及列支预算；
(4)举办学术会议的意义及已具备的条件；
(5)拟邀请专家姓名、单位、职务、个人背景简介；
(6)其它需要特别说明的情况。
3.待有关主管部门正式批准后，承办单位应积极开展各项筹备工作。
4.若会议的举办需学校有关部门配合，举办单位应提前向学科建设与发展规划处报告，及时反馈会议信息，由分管校领导牵头召开有关部门协调会议。
5.做好会议期间的宣传和报道工作，扩大学术影响。
6.按照“谁举办，谁负责”的原则，主办（承办）单位或项目负责人是会议费审批的直接负责人，对会议邀请人员、会议内容和会议费用使用的合规性、合理性、真实性和相关性承担直接责任。
第三章 经费管理
第五条 经费预算
举办会议应预先编制会议费预算，列明会议的名称、会议类别、主要内容、时间、地点、代表人数、工作人员数、经费来源、所需经费及开支范围等，原则上不得突破。
第六条 经费资助
一般性小型学术会议从学科建设经费或其它项目经费支出，省级以上学术会议可以申请学术会议资助：省级以上学术会议资助3-5万，全国性或国际学术会议按照会议级别及规模资助5-10万。
第七条 其它经费
对于使用多种资金渠道举办的会议，按照成本补偿的原则，各单位不以盈利为目的收取的会议费，标准和使用均列入会议费用；对于有赞助收入的会议，应与赞助方签订协议明确双方权利和义务。所有会议经费收支明确，会议结束后，全部纳入学校财务统一核算和管理。
第八条 经费支出
1.经费支出严格执行“中央八项规定”，严格执行上级主管部门和学校有关经费的管理规定。
2.经费支出包括：
(1)召开会议所须的场地租金；
(2)交通费：会议代表接送，会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。
(3)会务费：办公用品、材料印刷、邮费、宣传费等。
(4)学术会议专家酬金，参照《淮北师范大学学术报告制度暂行办法》执行。
(5)其它必要的费用。
第九条 经费管理
1.要厉行节约、讲求实效。
2.会议结束后，主办单位及时报账。
第四章 其它要求
第十条 会议议题、材料、发言等均不得违反国家有关规定。
第十一条 会议期间，主办单位要确保参会人员住宿、饮食、信息等安全。
第十二条 会议结束后，主办单位要认真总结，凡使用学校各类经费的，须向学科建设与发展规划提交会议通知、会议指南、与会者名册、参会人员签到表、论文集及会议报道等。使用学校经费部分须提供此部分支出的有效发票及所有其它渠道经费支出的发票复印件，完整的支出明细表。未按规定提交材料者，会议费用不予报销。
第五章 附 则
第十三条 本管理办法由学科建设与发展规划处负责解释。 本管理办法自2021年7月1日起施行，《淮北师范大学学术会议管理办法》（校行字[2017]12号）同时废止。